FAQ - Oft gestellte Fragen zum Cyberangriff

Was aktuell bei der Stadt Menden möglich ist

Stand: 6. Februar

Als Folge des Cyber-Angriffs auf den kommunalen IT-Dienstleister Südwestfalen-IT (SIT) ist die Stadtverwaltung Menden stark eingeschränkt. An dieser Stelle wollen wir Ihnen daher einen Überblick geben, was aktuell möglich ist - und was nicht. Die Liste wird fortlaufend aktualisiert.
 

Erreichbarkeit

Wie kann ich die Stadtverwaltung erreichen? 
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung sind weiterhin telefonisch erreichbar. Bei allgemeinen Fragen wenden sich Bürgerinnen und Bürger an die Service-Hotline 02373 903-0. Von dort aus können Sie auch in die Fachabteilungen verbunden werden. Seit dem 30. November ist es zudem wieder möglich, Anfragen per E-Mail an die Stadtverwaltung zu senden. 

Ich habe zwischen dem 28. Oktober und dem 30. November eine E-Mail an die Stadtverwaltung gesendet. Muss ich meine Anfrage erneut senden oder kann die Nachricht nachträglich zugestellt werden?
E-Mails, die in diesem Zeitraum an die Mendener Stadtverwaltung gesendet wurde, werden mit sehr großer Wahrscheinlichkeit nicht zugestellt. Sofern sich Ihr Anliegen in der Zwischenzeit nicht auf anderem Wege geklärt hat, bitten wir Sie, diese erneut zu senden. Bitte erkundigen Sie sich nicht telefonisch oder mit einer erneuten Mail nach dem Bearbeitungsstand Ihrer Anfrage, da dies die Bearbeitung der Nachrichten verzögern kann.

Wo erhalte ich aktuelle Informationen?
Neue Informationen zu den Auswirkungen des Cyber-Angriffs sowie allgemeine Informationen, etwa zu Veranstaltungen oder Baumaßnahmen, veröffentlichen wir auf der bereits eingerichteten Not-Homepage www.stadtverwaltung-menden.de. Zudem werden Neuigkeiten, insbesondere zu den Folgen des Angriffs, über die Social-Media-Kanäle der Stadtverwaltung (Facebook, Instagram) verbreitet.

Ich möchte persönlich mit jemandem sprechen. Ist das Rathaus geöffnet?
Ja, das Rathaus ist zu den üblichen Zeiten geöffnet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind persönlich an ihren Arbeitsplätzen ansprechbar.

Ist die Feuerwehr erreichbar?
Die Feuerwehr Menden ist temporär für alle allgemeinen Anliegen montags bis donnerstags von 8 bis 12.30 Uhr unter 02373 903-1687 erreichbar. Im Notfall, etwa bei lebensbedrohlichen Notfällen, Unfällen oder Bränden rufen Sie weiterhin die Notrufnummer 112 an!
 

Bürgerbüro

Seit Mittwoch, 3. Januar, kann das Bürgerbüro seine Dienstleistungen wieder für Bürgerinnen und Bürger anbieten. Es können wieder Online-Termine gebucht werden. Auch die telefonische Terminvereinbarung unter 02373 903-0 und 02373 903-1550 und die persönliche Vereinbarung an der Information im Foyer sind wieder möglich. 

Allerdings läuft das System nach dem Cyber-Angriff auf die Südwestfalen-IT noch nicht komplett stabil. Daher könnte es auch mit Termin zu Verzögerungen kommen. Da wir nun in der Erprobungsphase sind, bitten wir Sie, zurzeit nur dann einen Termin zu vereinbaren, wenn dies dringend erforderlich ist.  Damit die Aufgaben zuverlässig erledigt werden können, ist es leider nicht möglich, ohne Termin ins Bürgerbüro zu kommen.

Standesamt

Ich plane aktuell meine Hochzeit in Menden. Ist eine Anmeldung derzeit möglich?
Anmeldungen zur Eheschließung sind möglich.

Können Geburten und Sterbefälle beurkundet werden?
Es ist wieder möglich, Geburten und Sterbefälle zu beurkunden.

Finanzen

Elternbeiträge, Gewerbesteuer, Grundbesitzabgaben - normalerweise wird das direkt von meinem Konto abgebucht. Passiert das weiterhin?
Abbuchungen sind seit Mitte Dezember wieder möglich.

Der Grundabgabenbescheid ist noch nicht bei mir angekommen. Warum nicht?
Wegen des Cyberangriffs werden die Bescheide 2024 erst im Februar versandt werden können. Die erste Fälligkeit verschiebt sich hierdurch auf den 15. März 2024, die anderen Fälligkeiten bleiben unverändert. Bei Erteilung eines Sepa-Lastschriftmandates findet demnach die erste Abbuchung am 15. März 2024 statt. 

Ich habe meinen Jahresbescheid für die Elternbeiträge nicht erhalten. Woran liegt das?
Die Bescheide über die Elternbeiträge für Kitas, Kindertagespflege und OGS werden in der Regel Anfang Januar zugestellt. Dies war in diesem Jahr aufgrund der weiterhin anhaltenden Einschränkungen nicht möglich.
Nach aktuellem Kenntnisstand wird die Zustellung der Jahresbescheide über die vorgenannten Elternbeiträge im Laufe des Monats Februar erfolgen. Dadurch konnten die für Januar zu zahlenden Beiträge nicht wie gewohnt zum 15. Januar durch die Stadtkasse abgebucht werden. Die Abbuchung der Januar-Beiträge erfolgt daher mit der Fälligkeit zum 15. Februar 2024.

Kann Unterhalt ausgezahlt werden?
Alles, was bereits berechnet und im System erfasst ist, wird regulär ausgezahlt. Falls Sie einen neuen Antrag stellen möchten, wenden Sie sich an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus. Rufen Sie dazu am besten unter 02373 903-0 an und lassen Sie sich verbinden.

Umwelt

Kann ich Sperrmüll-, Elektrogroßgeräte- und Grünabfallabfuhr beantragen?
Ja. Anträge auf Sperrmüll-, Grünabfall- und Elektrogroßgeräteabfuhr können entweder per Antragskarte im Rathaus oder digital über den Zweckverband für Abfallbeseitigung (ZfA) gestellt werden. Antragskarten befinden sich im Abfallkalender oder liegen im Rathaus bereit. Anträge per E-Mail oder die Internetseite der Stadt Menden sind nicht möglich.

Wie kann ich defekte oder nicht geleerte Abfallbehälter melden?
Reklamationen rund um die Abfallentsorgung können telefonisch unter 02373 903-1457 gemeldet werden.

Ausschüsse und Rat

Finden Rats- und Ausschusssitzungen wie gewohnt statt?
Ja, alle Sitzungen können stattfinden. Die Tagesordnung wird wie gewohnt hier veröffentlicht. Die Sitzungen des Rates werden bei Youtube live übertragen.

Bücherei

Ist die Bücherei auch vom Störfall betroffen?
Die Dorte-Hilleke-Bücherei ist auch betroffen. Sie öffnet allerdings weiterhin zu den gewohnten Zeiten und ist unter 02373 903-1600 erreichbar. Veranstaltungen finden wie geplant statt.

Kann ich Medien ausleihen oder zurückbringen?
Die Ausleihe und Rückgabe von Medien ist möglich. Der Zugriff auf den Online-Katalog und die die B24-App ist allerdings nicht möglich, daher ist eine selbstständige Verlängerung oder Recherche von Medien nicht möglich. Gebühren werden im Zeitraum der Störung nicht erhoben. Zahlungen sind nicht möglich. 

Stadtarchiv

Ist das Stadtarchiv geöffnet?
Sie können das Stadtarchiv weiterhin telefonisch unter 02373 903-1780 erreichen und auch zu den gewohnten Öffnungszeiten besuchen. Eine Terminabsprache wird empfohlen.

Informationen der SIT, Stand 4. Januar 2024

Der Angriff

Wer oder was ist die Südwestfalen-IT (SIT)?
Die Südwestfalen-IT (SIT) ist ein kommunales Technologie-Unternehmen, das für mehrere Verwaltungen primär in Südwestfalen IT-Dienstleistungen anbietet, darunter z.B. Serverkapazitäten, Emaildienste und andere Kommunikationskanäle, Software u.a.. Die Verwaltungen nutzen diese täglich und sind auf sie angewiesen, um verschiedene Services wie das Ausstellen von Bescheinigungen, die KFZ-Zulassung, die Veranlassung von Zahlungen etc. zu ermöglichen.

Was genau ist passiert und wie wurde reagiert?
Die SIT ist Opfer eines Cyberangriffes mit Ransomware (sog. Erpressungstrojaner) geworden. In der Nacht von Sonntag (29.10.2023) auf Montag (30.10.2023) wurden verschlüsselte Daten auf Servern der SIT gefunden, die auf einen unautorisierten externen Zugriff hindeuten. Um die Weiterverbreitung der Schadsoftware innerhalb des Netzwerkes zu verhindern, wurden die Verbindungen des Rechenzentrums zu und von allen Verbandskommunen und allen anderen Kunden und Partnern gekappt. Seitdem können wir als Kommune nur noch in sehr begrenztem Umfang auf unsere digitalen Anwendungen zugreifen und sind nicht per Mail zu erreichen. Die Telefonanlage der Stadtverwaltung Menden ist nicht betroffen.

Welche Ämter, Landkreise, Kommunen, Städte sind betroffen?
Primär betroffen sind 72 Mitgliedskommunen aus dem Verbandsgebiet in Südwestfalen, darunter die Landkreise Hochsauerland, Märkischer Kreis, Olpe, Siegen-Wittgenstein, Soest sowie mehrere Kommunen im Rheinisch-Bergischen Kreis und die Stadt Schwerte.

Wie ist der aktuelle Stand bei der Wiederherstellung der Systeme?
Bei dem Cyberangriff auf die Südwestfalen-IT Ende Oktober handelte es sich um einen der größten Angriffe auf die öffentliche Verwaltung, die es in Deutschland bisher gab. Auch wenn die Verwaltungen, Städte und Kreise selbst nicht gehackt wurden, so bedeutet dies in der Konsequenz, dass deinige Verwaltungsleistungen weiterhin nur eingeschränkt bzw. nicht verfügbar sind. Seit dem 30.10.2023 arbeiten die IT-Verantwortlichen unserer Verwaltung sowie die  Südwestfalen-IT gemeinsam mit Hochdruck daran, die Systeme und damit verbundene Dienstleistungen wieder verfügbar zu machen. 

Bis unsere Verwaltung wieder regulär arbeiten kann, wird es länger dauern als erwartet. Aufgrund nochmals deutlich erhöhter Sicherheitsanforderungen und komplexer, ineinandergreifender IT-Systeme kann die  Südwestfalen-IT noch nicht verlässlich sagen, wann die ersten Fachanwendungen wieder zuverlässig funktionieren. Zeitpläne für jede einzelne Kommune sind erst schrittweise zu erwarten. Die Ursache dafür liegt ausdrücklich nicht bei uns als Kommunen – wir können erst Pläne vorlegen, wenn die Südwestfalen-IT uns die Voraussetzungen dafür schafft.

Deshalb müssen Sie als Bürgerinnen und Bürger leider weiterhin mit eingeschränkten Dienstleistungen und längeren Wartezeiten rechnen. Wir bedauern das zutiefst und entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die Ihnen dieser Vorfall verursacht. 

In Summe arbeiten rund 170 Personen bei der Südwestfalen-IT an der Bewältigung der Auswirkungen des Cyberangriffs, unterstützt werden sie hierbei von neun externen Dienstleistern. Natürlich hat das Team der Südwestfalen-IT sowie unser IT-Team auch über die Feiertage und zwischen den Jahren weiter an der Wiederherstellung zentraler Funktionen gearbeitet.

Wie geht es 2024 weiter? Wann ist mit einem „Normal-Betrieb“ in den betroffenen Kommunen zu rechnen?
Die Südwestfalen-IT hat gemeinsam mit den Kommunen die Priorisierung für eine zweite Welle von insgesamt 16 Fachverfahren vorgenommen. Basierend darauf erarbeitet die Südwestfalen-IT nun einen entsprechenden Plan, der Mitte Januar 2024 gemeinsam mit den Kommunen freigegeben wird. Sobald die internen Tests und die Qualitätssicherung mit den Kommunen erfolgreich abgeschlossen sind, werden die Verfahren – wie auch in der ersten Welle – schrittweise für den Pilotbetrieb in einigen Kommunen freigegeben. Die Südwestfalen-IT wird uns als Kommune informieren, sobald hier erste konkrete Zeitpläne absehbar sind. Auf Basis dessen informieren wir dann alle Bürgerinnen und Bürger.
Der Zeitpunkt, ab wann ein Normalbetrieb läuft, ist derzeit leider noch nicht absehbar.

Bedeutung des Angriffs für die Verwaltungsleistungen

Was bedeutet das für die Verwaltung meiner Stadt/Kommune?
Auch wenn die Verwaltungen, Städte und Kreise selbst nicht gehackt wurden, so bedeutet dies in der Konsequenz für Sie, dass die viele Verwaltungsleistungen momentan nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind.

Wir bedauern den Ausfall zutiefst und entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die Ihnen dieser Vorfall verursacht. Wir arbeiten gemeinsam mit IT-Spezialisten mit Hochdruck daran den Schaden zu begrenzen, Lösungen schnellstmöglich auf den Weg zu bringen und hoffen auf Ihre Geduld und Ihr Verständnis, bis wir Ihnen neue Informationen geben können.

Wann können erste Verwaltungsdienste wieder regulär angeboten werden?
Die Südwestfalen-IT hat die Voraussetzungen für den Basisbetrieb der priorisierten Fachverfahren geschaffen. Hierbei ist es wichtig zu betonen, dass Basisbetrieb bedeutet, dass diese Fachverfahren mit reduzierter Funktionalität wieder anlaufen – sie werden also nach wie vor noch eingeschränkt sein. Die betreffenden Fachverfahren werden innerhalb der nächsten Wochen durch die Kommunen schrittweise in Betrieb genommen. 

Die freigegebenen Fachverfahren im Pilotbetrieb umfassen die Bereiche Finanz-, Standesamts und Sozialwesen sowie Melde- und Kraftfahrzeugwesen. Im Norden des Verbandsgebiets konnte bereits mit dem Basisbetrieb für das Meldeauskunftssystem für Sicherheitsbehörden und im Sozialwesen begonnen werden. 

Wir bitten Sie um Verständnis dafür, dass trotz dieser Freigabe noch nicht alle Dienste sofort wieder angeboten werden können. Es kann weiterhin zu längeren Bearbeitungszeiten und Ausfällen kommen, während wir den Rückstau der in den vergangenen Wochen angefallenen Arbeiten erledigen und die Südwestfalen-IT weiter am Aufbau der benötigten Infrastruktur arbeitet. Wann und in welcher Reihenfolge welche Dienste im Basisbetrieb für die Bürgerinnen und Bürger wieder verfügbar sind, teilen wir Ihnen über unsere Kommunikationskanäle mit. Bitte nutzen Sie bis dahin weiterhin die eingerichteten Behelfslösungen.

Wie kann ich die Verwaltung meiner Stadt jetzt erreichen? Wo erhalte ich Updates und neue Informationen?
Wir haben umgehend eine Notfall-Website erstellt, die Sie unter der Adresse www.stadtverwaltung-menden.de finden. Dort erhalten Sie immer eine Übersicht der aktuellen Informationen. Außerdem halten wir Sie über unsere Social-Media-Kanäle (Facebook, Instagram) sowie über Veröffentlichungen in der Tagespresse auf dem Laufenden. Per E-Mail und Telefon sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichbar.

Was tut die Stadt Menden (Sauerland), um das Problem zu beheben?
Seit dem 30.10.2023 arbeiten mehrere Krisenstäbe bei der SIT rund um die Uhr daran, den Umfang des entstandenen Schadens einzuschätzen, diesen auf ein Mindestmaß zu begrenzen sowie die ersten Dienstleistungen wieder verfügbar zu machen. Unsere Verwaltung unterstützt die SIT und IT-Spezialisten dort, wo wir können. Auch bei der Stadt Menden tagt täglich ein Krisenstab. Alle Teams arbeiten gemeinsam mit Hochdruck daran, um die Situation aufzuklären und so schnell wie möglich, Schritt für Schritt wieder einsatzbereit zu werden. 

Wie lange werden die Dienste noch gestört sein?
Die Teams der SIT arbeiten rund um die Uhr an der Prüfung und Wiederherstellung aller Systeme. Gleichzeitig wurden neue Sicherheitsrichtlinien erarbeitet und werden schrittweise umgesetzt. Erst wenn Systeme als unbedenklich eingestuft wurden und die neuen Sicherheitsrichtlinien in Kraft sind, kann mit der Wiederinbetriebnahme begonnen werden. Dies wird derzeit vorbereitet, sodass ab Mitte Dezember die ersten Dienste wieder im Notbetrieb angeboten werden. Wo es derzeit möglich und zielführend ist, unterstützen IT-Experten sie dabei.

Die Bürgerinnen und Bürger werden über den genauen Zeitpunkt der im Notbetrieb bereitgestellten Dienste rechtzeitig informiert – und auch darüber, welche Funktionen im Notbetrieb bereitgestellt werden können.

Kann ich mich mit meinem Anliegen an eine der umliegenden Verwaltungen wenden?
Derzeit prüfen wir für eine Vielzahl an Verwaltungsleistungen, ob es möglich ist, Ihr Anliegen über Verwaltungen in Ihrer Nähe abwickeln zu lassen, um auf diese Weise eine vorläufige, gangbare Behelfslösung zu finden. Für den Bereich der KFZ-Zulassung ist dies in einigen Kreisen bereits möglich. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in Ihrer KFZ-Zulassungsstelle. Sobald wir mehr Informationen zur möglichen Umsetzung und dem Vorgehen haben, setzen wir Sie dazu in Kenntnis.

Wie betrifft mich der Angriff persönlich?

Sind meine persönlichen Daten betroffen? Wurden Passwörter gestohlen? Muss ich meine Passwörter ändern? Sollte ich meine Bank informieren? Soll ich meine Kreditkarten sperren lassen? Wurden auch sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern entwendet?
Alle Teams arbeiten mit Hochdruck daran, den erfolgten Angriff, die Vorgehensweise und den Schaden besser zu verstehen und einzuschätzen. Das Darknet wird auf Datenabflüsse hin beobachtet. Nach aktuellem Kenntnisstand gibt es keine Hinweise darauf, dass Daten abgeflossen sind. Eine abschließende Einschätzung der IT-Experten steht noch aus.

Wir sind uns bewusst, dass die aktuelle Situation äußerst ärgerlich ist, Sie direkt betrifft und in Ihrem Alltag stark beeinträchtigt. Wir bedauern den Ausfall zutiefst und entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die dieser Vorfall verursacht. Alle arbeiten mit Hochdruck daran, den Schaden zu begrenzen und Lösungen schnellstmöglich auf den Weg zu bringen. Hierfür bitten wir Sie um Geduld und Ihr Verständnis, bis wir Ihnen neue Informationen geben können.

Wie kann ich überprüfen, ob meine Daten betroffen sind?
Momentan ist es noch nicht möglich zu überprüfen, ob und welche Daten von Bürgerinnen und Bürgern direkt durch den Angriff gegebenenfalls betroffen sind. Nach aktuellem Kenntnisstand kann ein Abfluss von Daten nicht ausgeschlossen werden. Sobald wir über genauere Informationen verfügen, lassen wir Sie dies wissen.

Kann ich Entschädigung für erlittenen Schaden fordern?
Wir verstehen, dass die derzeitige Ausnahmesituation Sie direkt betrifft, und wir tun in Zusammenarbeit mit der SIT alles dafür, den Schaden so gering wie möglich zu halten. Wir klären aktuell ab, an wen Sie sich bezüglich Schadenersatzforderungen wenden können und geben Ihnen eine Rückmeldung, sobald uns Informationen dazu vorliegen.

Wir sind uns bewusst, dass die aktuelle Situation äußerst ärgerlich ist, Sie direkt betrifft und in Ihrem Alltag stark beeinträchtigt. Wir bedauern den Ausfall zutiefst und entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten, die dieser Vorfall verursacht. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, Lösungen schnellstmöglich auf den Weg zu bringen und hoffen auf Ihre Geduld und Ihr Verständnis, bis wir Ihnen neue Informationen geben können.

Was kann ich tun, um mich jetzt besser zu schützen?
Generell empfehlen wir in der aktuellen Situation, sich in allen Online-Umgebungen aktuell sehr vorsichtig zu verhalten und folgende Empfehlungen zu beachten:

  • Nutzen Sie den Empfehlungen des BSI folgend komplexe, sichere Passwörter. Nutzen Sie, wo möglich, eine Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA), um Ihre Daten, Konten bei Online-Zahlungsdiensten, Konten bei Shopping-Anbietern etc. zusätzlich abzusichern.
  • Halten Sie Ihr Betriebssystem und die Softwareanwendungen sowie den Virenschutz auf dem aktuellen Stand.
  • Seien Sie wachsam beim Öffnen von E-Mail-Anhängen, beim Anklicken von Verlinkungen sowie bei Downloads – egal, ob Sie per Mail, Social Meida, Messenger-App oder SMS von unbekannten Nummern kontaktiert werden.

Umfangreiche Empfehlungen finden Sie auch auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Verbraucherinnen-und-Verbraucher/Informationen-und-Empfehlungen/Cyber-Sicherheitsempfehlungen/Accountschutz/Sichere-Passwoerter-erstellen/sichere-passwoerter-erstellen_node.html

Ich habe Erfahrungen in dem Bereich und kann helfen. An wen soll ich mich wenden?
Haben Sie herzlichen Dank für das freundliche Angebot. Die SIT arbeitet seit dem 30.10.2023 eng mit einem Team von IT-Experten zusammen und steht auch mit der IT-Abteilung unserer Kommune in ständigem Austausch. Gemeinsam arbeiten sie nahezu rund um die Uhr daran, diese Ausnahmesituation schnellstmöglich zu beheben. Bitte haben Sie Verständnis, dass nur ein enger Kreis von Personen an der Aufklärung und dem Wiederaufbau arbeiten dürfen.

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